简报的技术:缩小简报 GAP,让你的简报技巧更成功!

许多人在准备简报时,一开始常常遇到巨大的 GAP,也就是不知道从何开始,或是内容与观众的期待有落差。而缩小落差的方法,用的也是 G.A.P. 方法!也就是先问自己:简报的目的是什么(Goal)?目标观众是谁(Audience)?我希望达成什么样的目标(Purpose)?透过这三个问题,你就可以找到一个明确的方向,开始准备你的简报。并且在过程中持续聚焦,让简报有更好的成效。接下来让我们依序来看看这三个问题的重要性。(也可以看看福哥的线上课:简报的技术,有更多的画面与实例哦)

G:找出简报的目的(Goal)

在正式开始制作简报之前,我们要先问自己:"这场简报的目的是什么?"以我先前受邀在104人力银行的活动演讲为例,主题是"人生下半场,用学习改变人生"。虽然我马上就答应了这个邀约(毕竟主办人Will是我的好朋友),但一开始我也不确定该讲些什么内容。这时候,我仔细看了整场活动的规划和其他讲者的主题,发现我的任务是跟大家分享:如何透过学习来突破瓶颈。所以,简报的目的应该是透过我的故事和经验,说服台下的观众学习的重要性,并且鼓励他们在迈入人生下半场时付诸行动。

每一场简报都有它特定的目的,可能是为了说服观众、促成销售、争取主管支持提案,或是传递某个重要讯息。找出简报的目的,就像是为整场简报定调,让后续的准备工作都围绕着这个目标来进行。

A:了解目标观众(Audience)

接下来要思考的是:"这场简报的目标观众是谁?"同样104"人生下半场"演讲为例,参加者主要是45到55岁的中年族群。他们愿意在周日放下工作,前来学习,可见是非常勤奋上进,渴望寻找不同学习方法的人。不同的观众有不同的特质和需求。像是对学生演讲,他们可能不想听大道理,而是更关心讲者分享内容与他们有何相关?譬如升学?未来就业?或解决课业压力;对医师和护理师分享,他们可能更好奇你的方法能否运用到他们的工作中。所以,我们要试着站在观众的角度,去想象他们心中可能会有哪些疑问。

如果你一时想不出观众可能的问题,别担心!"遇事不决,AI 解决!",现在我们可以利用AI工具来帮助预测观众的想法。举例来说,我把"40到55岁的中年观众,对人生下半场的学习可能有什么问题"输入到ChatGPT,它很快就列出了诸如学习策略、案例分析、可能遇到的挫折等10个问题。透过AI的协助,我们可以更全面地掌握观众的需求。

P:设定简报的目标(Purpose)

最后,我们要为这场简报设定具体的目标。以104活动的学习主题为例,我设定了三个目标:

1. 分享个人学习经验

2. 找出人生下半场学习方向

3. 鼓励大家克服挫折坚持学习

有了这三个明确的目标,我就能更清楚地规划简报的内容和流程,确保每一部分的简报内容都能够与这些目标紧密结合。最后在演讲安排时,我就每个目标安排一个段落,用一个亲身的故事来呼应我想传达的简报目标。同时,我们要给观众更有价值的内容,而不只是口号的呼吁(例如:学习很重要……这个 AI 就做得到!)。

身为一个讲者,我们应该给观众一些AI给不了的东西,那就是我们的亲身经验和成长历程。这些独特的故事和感悟,才是一场简报最有价值的部分。

小结

各位朋友,精彩的简报从缩小GAP开始。在准备简报之前,请按照GAP的顺序,先问问自己:这场简报的目的是什么(Goal)?目标观众是谁(Audience)?我希望达成什么样的目标(Purpose)?透过缩小你与简报之间的GAP,你就能更接近观众,也更有机会达成简报的目的。下一次,当你在准备简报时,我建议大家可以先思考一下,列出你的简报 G.A.P.。记住,找出简报的目的、了解观众的需求、设定具体的目标。只要做好简报 G.A.P.,那你的简报就不会有 GAP,也会更成功、更有效。让我们一起努力,成为更好的简报者吧!

注1: 许多的事情,看起来简单而明白,但却是要经过时间与经验的累积,才能萃取出来。像简报 G.A.P. 这三个字,就让我在专业简报领域想了15年之后,最终才得到这三个字的精华啊!

注2: 案例说明与实境照片,详见 F学院"简报的技术 60 分钟快速上手"线上课程

注3: 完整版简报技巧教学,可看:"简报的技术——改变人生的经典必修课",但是要小心看了会有后遗症哦,例如简报的技术有哪些缺点